Interne Untersuchungen in einem Unternehmen werden oftmals dann durchgeführt, wenn ein Verdacht auf strafbares Verhalten oder sonstige grobe Pflichtverletzungen von Beschäftigten vorliegt. Für den Fall, dass sich ein Verdacht im Rahmen einer internen Untersuchung bestätigt, drohen Beschäftigten unter Umständen arbeitsrechtliche Sanktionen oder gar Straf- oder Schadenersatzverfahren. Aus diesem Grund sollten Unternehmen bei internen Untersuchungen durchgängig auf eine gerichtsverwertbare Dokumentation aller Untersuchungsmaßnahmen und -ergebnisse achten.

Dokumentationserfordernisse ergeben sich dabei bereits aus der Gesetzeslage. Gemäß § 11 Abs. 1 HinSchG sind die in einer Meldestelle für die Entgegennahme von Meldungen zuständigen Personen dazu angehalten, alle eingegangenen Meldungen unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots (§ 8 HinSchG) dauerhaft abrufbar zu dokumentieren. Der Beschäftigtendatenschutz (§ 26 Abs. 1, S. 2 BDSG) macht weiterhin eine Dokumentation der Verdachtsmomente, die eine konkrete personenbezogene Ermittlung rechtfertigen, zwingend erforderlich. Auch die Rechtsgrundlage einzelner Ermittlungshandlungen muss datenschutzrechtlich konkret geprüft und dokumentiert werden (dies gilt insb. für verdeckte Maßnahmen). Insbesondere sind arbeitsrechtliche Anforderungen konsequent zu beachten. So ist z. B. bei der Befragung von Beschäftigten der Sachverhalt umfassend darzulegen, um ihnen eine sachgerechte Einlassung zu ermöglichen. Schließlich kann im späteren Kündigungsprozess einem etwaigen Einwand, nicht ordnungsgemäß angehört worden zu sein, am besten mit einer genauen Dokumentation entgegnet werden. Höchst problematisch im Zusammenhang mit dem Ausspruch außerordentlicher Kündigungen (sei es als Verdachtskündigung oder Tatkündigung), ist die Einhaltung der Zweiwochenfrist des § 626 Abs. 2 BGB. Diese beginnt, wenn der Kündigungsberechtigte vom Kündigungssachverhalt umfassende Kenntnis erlangt hat. Interne Untersuchungen sollten dabei mit der „gebotenen Eile“ durchgeführt werden. Da der Arbeitgeber für die Einhaltung der Zweiwochenfrist darlegungs- und beweisbelastet ist, müssen die einzelnen Ermittlungsschritte und (Zwischen-)Ergebnisse nachvollziehbar dokumentiert sein. Dazu gehört auch die gewissenhafte Dokumentation interner Kommunikation zum betreffenden Sachverhalt.

Zusammenfassend ist festzuhalten, dass die Ausgestaltung der Dokumentationen im Rahmen interner Untersuchungen, z. B. im Rahmen eines Compliance-Case-Managementsystems, eine besondere Bedeutung zukommt (mehr dazu in unserem Blog-Beitrag „Effizientes Fallmanagement: Case-Managementsysteme“). Das Team „Forensics & Investigations“ von WAVESTONE unterstützt und berät Sie gerne bei der rechtssicheren Dokumentation und Durchführung interner Untersuchungen.