Immer noch und spätestens seit dem 2. Juli 2023 wieder in aller Munde: Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).

Welche Auswirkungen die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes auf die Unternehmenskultur etc. haben kann, haben wir bereits ausführlich im aktuellen Newsletter erläutert – mit der bloßen Einführung eines Hinweisgebersystems ist es jedoch nicht getan.

Neben den kulturellen Veränderungen muss der Umgang mit eingehenden Hinweisen, Anfragen etc. konkret geplant werden. Wesentlich hierfür sind „Case-Management-Systeme“. Diese dienen der effizienten Verwaltung, Überprüfung und Bearbeitung von Vorfällen und Meldungen innerhalb einer Organisation.

Ressourcen: Die für das Fallmanagement zuständigen Mitarbeiter müssen über fachliche und methodische Kenntnisse sowie über eine Berufsethik verfügen, die es ihnen ermöglicht, eine angemessene Fallbewertung vorzunehmen und geeignete Maßnahmen einzuleiten. Dazu gehören auch Eskalationsmechanismen/-pläne, die gegebenenfalls ergriffen werden können. Je nach Rechtsform der Organisation müssen die mit diesen Aufgaben betrauten Mitarbeitenden auch hinsichtlich der rechtlichen Aspekte, wie z. B. Meldepflichten, geschult werden.

(Daten-) Sicherheit: Auch wenn das Hinweisgeberschutzgesetz nicht dazu verpflichtet, anonyme Meldungen zu ermöglichen, steht es den Unternehmen frei, dies anzubieten – was aus verschiedenen Gründen ratsam ist. Allerdings muss auch in diesem Fall sichergestellt sein, dass die Identität der hinweisgebenden Person zum Schutz vor möglichen Repressalien bei der Bearbeitung des Falles gewahrt bleibt. Generell liegt hier ein hoher Schutzbedarf vor, um eine ungewollte Offenlegung des Vorgangs zu vermeiden.

Datenschutz und Zugriffskontrolle: Darüber hinaus müssen Maßnahmen ergriffen werden, um alle gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich des Datenschutzes sicherzustellen. Mithilfe einer definierten Rollen- und Berechtigungsstruktur kann auch intern gesteuert werden, welche Mitarbeitenden auf welche Informationen zugreifen und Einsicht nehmen können.

Bereits dieser kurze Einblick verdeutlicht, dass neben der bloßen Umsetzung des Whistleblowing-Gesetzes weitere Aufgaben auf die Unternehmen zukommen.

Ein kleiner Lichtblick: Der Nutzen eines Case-Management-Systems ist weitreichend – schließlich kann dieses für die Bearbeitung, Aufklärung und Dokumentation jeglicher Vorfälle, Anfragen und Hinweise, herangezogen werden.